Da li posrednici dokumentaciju o stranci moraju čuvati u papirnom ili u elektronskom obliku

Agencija za posredovanje u prometu nepokretnosti postavlja pitanje u vezi sa primenom propisa u ovoj delatnosti a u vezi sa sprečavanjem pranja novca i finansiranja terorizma.
Posrednik je dužan da podatke i dokumentaciju u vezi sa STRANKOM, uspostavljenim poslovnim odnosom sa strankom, izvršenom analizom rizika i izvršenom transakcijom, pribavljene u skladu sa Zakonom, čuva najmanje 10 godina od dana okončanja poslovnog odnosa, izvršene transakcije.
S tim u vezi, agenciju interesuje, da li dokumentacija koja se odnosi na stranku mora da bude u papirnom obliku ili postoji mogućnost da se ista čuva samo u elektronskom obliku?

Odgovor:

Pri uspostavljanju poslovnog odnosa sa strankom (stranka može biti prodavac, kupac, zakupodavac ili zakupac, zavisno od toga sa kim posrednik zaključuje ugovor o posredovanju u prometu, odnosno zakupu nepokretnosti), posrednik, kao obveznik Zakona o sprečavanju pranja novca i finansiranja terorizma („Sl. glasnik RS“, br. 113/17, 91/19 i 153/20) je dužan da primeni radnje i mere iz člana 7. Zakona (utvrđivanje i provera identiteta stranke, utvrđivanje i provera identiteta stvarnog vlasnika stranke koja je pravno lice, pribavljanje podataka o svrsi i nameni poslovnog odnosa, pribavljanje podataka o poreklu imovine koja je ili će biti predmet poslovnog odnosa, ako je stranka funkcioner, ako je stranka iz države koja ne primenjuje međunarodne standarde u oblasti sprečavanja pranja i finansiranja terorizma, kao i ako u skladu sa analizom rizika utvrdi da u vezi sa strankom postoji visok rizik od pranja novca ili finansiranja terorizma) i na osnovu pribavljenih podataka vodi evidenciju, čija je sadržina predviđena članom 99. Zakona.

Odredbama članova 17-21. Zakona o sprečavanju pranja novca i finansiranja terorizma propisan je postupak za pribavljanje podataka po kojima se utvrđuje identitet stranke (neposrednim uvidom u original ili overenu kopiju dokumentacije iz zvaničnog javnog registra ili neposrednim uvidom u isti, odnosno uvidom u lični dokument uz obavezno prisustvo lica čija se identifikacija vrši). Kopijom dokumentacije, odnosno kopijom izvoda iz zvaničnog javnog registra i kopijom, odnosno očitanim izvodom ličnog dokumenta se smatra i digitalizovani dokument, koji mora sadržati kvalifikovani elektronski pečat, odnosno kvalifikovani elektronski potpis, sa pridruženim vremenskim žigom.

Kopija dokumentacije, odnosno kopija izvoda iz zvaničnog javnog registra i kopija, odnosno očitani izvod ličnog dokumenta mogu se čuvati u papirnom obliku, i na istom se upisuje datum, vreme i lično ime lica koje je izvršilo uvid u taj dokument, a može se čuvati i u elektronskoj formi i mora sadržati kvalifikovani elektronski pečat, odnosno kvalifikovani elektronski potpis, sa pridruženim vremenskim žigom.

Evidencija o strankama, kao i o poslovnim odnosima i transakcijama, sa podacima propisanim članom 99. Zakona, u skladu sa odredbama člana 11. Pravilnika o metodologiji za izvršavanje poslova u skladu sa Zakonom o sprečavanju pranja novca i finansiranja terorizma („Sl. glasnik RS“, br. 80/20 i 18/22) vodi se u elektronskom obliku, ali tako da ta evidencija sadrži i evidenciju o dokumentaciji koja se odnosi na te podatke i informacije po hronološkom redu i na način koji omogućava adekvatan pristup tim podacima, informacijama i dokumentaciji.

Ona, takođe, mora da omogući i odgovarajuće pretraživanje evidencije o podacima i informacijama koja se vodi u elektronskom obliku, i to, najmanje po sledećim kriterijumima: ime, prezime, naziv pravnog lica, datum transakcije, iznos transakcije, valuta transakcije i država sa kojom se vrši transakcija. Obveznik, svojim aktima, propisuje postupak po kome određuje način i mesto čuvanja i lica koja imaju pristup podacima, informacijama i dokumentaciji iz ove evidencije.

Shodno članu 95. stav 1. Zakona, obveznik je dužan da podatke i dokumentaciju u vezi sa strankom, uspostavljenim poslovnim odnosom sa strankom, izvršenom analizom rizika i izvršenom transakcijom, pribavljene u skladu sa ovim zakonom, čuva najmanje deset godina od dana okončanja poslovnog odnosa, izvršene transakcije, odnosno od poslednjeg pristupa sefu ili ulaska u igračnicu, a podatke i dokumentaciju o ovlašćenom licu, zameniku ovlašćenog lica, stručnom osposobljavanju zaposlenih i izvršenim unutrašnjim kontrolama čuvaju najmanje pet godina od dana prestanka dužnosti ovlašćenog lica, izvršenog stručnog osposobljavanja ili izvršene unutrašnje kontrole.

Posrednik, odrebama člana 17. Zakona o posredovanju u prometu i zakupu nepokretnosti („Sl. glasnik RS“, br. 95/13, 41/18 i 91/19), ima obavezu da vodi evidenciju o posredovanju, odnosno evidenciju o podacima o ugovorima o posredovanju, i ugovorima o potposredovanju, koja sadrži podatke o nalogodavcu, nepokretnosti čiji promet, odnosno zakup je predmet posredovanja, ishodu posredovanja i posredničkoj naknadi.

Oblik, sadržina, način vođenja i rok čuvanja evidencije o posredovanju u prometu i zakupu nepokretnosti (evidencija), propisan je Pravilnikom o evidenciji o posredovanju u prometu i zakupu nepokretnosti („Sl. glasnik RS“, br. 75/14).

U skladu sa odredbama člana 2. Pravilnika, posrednik u prometu i zakupu nepokretnosti vodi evidenciju i na obrascu EOP koji je odštampan uz pravilnik i čini njegov sastavni deo. Odredbama člana 5. Pravilnika, propisano je da posrednik evidenciju čuva trajno, a ugovor o posredovanju i dokumentaciju koja čini njegov prilog, najmanje deset godina od dana njegovog zaključenja.

U skladu sa navedenim, posrednik, podatke, informacije i dokumentaciju o strankama, pribavljene, prikupljene i proverene na propisani način radi vršenja radnji i mera poznavanja i praćenja stranke prema Zakonu o sprečavanju pranja novca i finansiranju terorizma, kao i pojedine podatke koji nedostaju, a koje nije moguće iz objektivnih razloga utvrditi na propisani način, već su utvrđeni na osnovu izjave stranke, može čuvati u papirnatom ili u elektronskom obliku, pod uslovom da elektronski oblik može da omogući adekvatan pristup tim podacima, informacijama i dokumentaciji, kao i odgovarajuće pretraživanje evidencije o podacima i informacijama po propisanim kriterijumima, a sve u skladu sa internom procedurom kojom se određuje način i mesto čuvanja i lica koja imaju pristup podacima, informacijama i dokumentaciji iz ove evidencije.

Možda bi efikasnije i ekonomičnije po posrednika bilo da se podaci, informacije i dokumentacija o strankama čuvaju u papirnatom obliku za tekuću godinu, a da se po isteku godine skeniraju i nastave čuvati u elektronskom obliku.

Po isteku propisanog roka za čuvanje ovih podataka i dokumentacije, posrednik je dužan da sa ovim podacima postupa u skladu sa zakonom kojim se uređuje zaštita podataka o ličnosti, pod uslovom da se ne radi o podacima koje koriste nadležni državni organi u posebne svrhe.

Kada je reč o evidenciji o posredovanju, propisanoj Zakonom o posredovanju u prometu i zakupu nepokretnosti, ona je u papirnatom obliku na propisanom obrascu EOP i čuva se trajno.

Ugovor o posredovanju i dokumentacija koja čini njegov prilog, čuvaju se najmanje deset godina od dana njegovog zaključenja.